「改正電子帳簿保存法」にも対応！経営にメリットたくさんの法人カード

1 皆さんも例外ではない？ 請求書などの電子データ保存

「電子帳簿保存法」（以下「電帳法」）が改正されたことはご存じでしょうか？「電帳法」とは、請求書などの帳簿書類を、一定の要件を満たした上で電子データによる保存を可能とすること、および電子的に授受した取引情報の保存義務等を定めた法律です。近年、「電帳法」が大きな注目を集めており、その理由は、改正により、
2024年1月より、請求書などの電子データ保存が義務化
されるためです。電子データ保存の対象になるのは、電子メールなどを使った「電子取引」でやりとりされる請求書などであり、
2024年1月から、「電子取引」でやりとりされる請求書などについては紙の保存が認められません。
電子メールなどを使った「電子取引」における電子データ保存については、「電帳法」で定められた要件も厳しく、単にパソコンのフォルダに請求書などを電子データとしてまとめておくだけでは不十分です。2024年1月以降もその状態を放置すると、一部の経費が損金として認められなくなる恐れもあるので、しっかりと対応していく必要があります。
そこで、この記事では「電帳法」の全体像をまとめたうえで、法人カードを使ったコストと手間をかけない「電帳法」対応についてご紹介します。
なお、分かりやすく説明するために、法令とは異なる表現をしている部分がございますことを、ご了承ください。

2 改正電子帳簿保存法の全体像〜3つの区分

まずは、「電帳法」の全体像は下表のとおりです。

表1【改正電子帳簿保存法の全体像】
区分 考え方 対象となる書類
1.電子帳簿等保存 最初から電子データで作成したものを電子データで保存。電子データ保存は義務ではなく、かつ、保存要件が緩和されている 貸借対照表、損益計算書、棚卸表、仕訳帳、総勘定元帳、固定資産台帳、現金出納帳など
2.スキャナ保存 紙を電子データに変えて保存。電子データ保存は義務ではなく、かつ、保存要件が緩和されている 自社や他社が紙で発行した、請求書や領収書など
3.電子取引データ保存 電子的に授受した取引情報を電子データで保存。2024年1月から電子データ保存が義務化 電子メールなどでやりとりされた、請求書や領収書など

（出所：日本情報マート作成）

「電帳法」は、表1のとおり3つの区分に整理できます。

重要なポイントは、3つの区分のすべてにおいて、

の確保が求められることです。
では、3つの区分の概要を確認していきます。

1）電子帳簿等保存

会計ソフトなどを使って最初から電子データで作成した決算書などであり、こちらについては紙出力する必要がなく、電子データのまま保存することが可能となります。これは義務ではなく、ペーパーレス化などを進めたい企業が、一定の要件を満たした上で実施することになります。
ポイントは「最初から」という部分であり、途中で紙（書面）が発生する場合は対象にはなりません。
その他の詳細は以下ウェブサイトをご確認ください。

2）スキャナ保存

相手から紙でもらった請求書などをスキャナで読み取って電子データ保存することが可能となります。こちらも義務ではなく、ペーパーレス化などを進めたい会社が、一定の要件を満たしたうえで実施することになります。
スキャナ保存といっても、専用のスキャナを準備する必要はなく、スマートフォンなどで撮影した電子データでも大丈夫です。ただし、こうした電子データは簡単に加工できてしまうので、以下のいずれかの対策を講じなければなりません。

  1. 1.
    取引日から2か月と7営業日以内にタイムスタンプ（デジタル上の時刻認証で、外部の認定事業者が発行するもの）を付与
  2. 2.
    電子データの修正履歴などが確認できる仕組み、もしくは、修正などができないシステムの導入

その他の詳細は以下ウェブサイトをご確認ください。

3）電子取引データ保存

2024年1月から、電子メールなどでやりとりした請求書などについては、紙で保存するのではなく、電子データ保存することが義務化されます。
よくあるのは、
「紙の請求書を電子データにしなければならない」という勘違いですが、紙は紙のままで保存すればよく、紙を電子データ保存したければ前述した「スキャナ保存」で対応
することになります。
電子取引データ保存は、2022年1月から義務化される予定でしたが、準備できていない企業が多かったため、2023年12月31日まで猶予されました。裏を返すと、それだけコストと手間がかかるともいえるので、対応方針はしっかりと検討する必要があります。
その他の詳細は下記のウェブサイトをご確認ください。

3 法人カードで楽々な「改正電子帳簿保存法」対応

前述した「電帳法」の3つの区分のうち、「1.電子帳簿等保存」については、現在お使いの会計ソフトでも「電帳法」の要件を満たせる場合が多いです。また、これは義務でもないので、必要に応じて対応すればよいでしょう。
一方、請求書などについては、それが「2.スキャナ保存」であっても、「3.電子取引データ保存」であっても、「電帳法」の要件を満たすシステムを導入しなければならないケースもあり、コストや手間がかかります。そのような対応の中で手軽に始められる1つの策としてご提案したいのが、
法人カードの利用
です。法人カードを利用すれば利用明細書の確認や保存をウェブでおこなえます。さらに、2022年1月からは、
法人カードの利用データ（明細書）があれば、紙の請求書のデータ保存は不要となったため、
「電帳法」への対応に法人カードはとても便利です。

4 まだある法人カードのメリット

「電帳法」への対応以外にも法人カードにはさまざまなメリットがあるので、ここでご紹介します。

1）経費精算が楽

法人カードの最大のメリットは経費精算業務の省力化です。具体的には、

といったメリットです。現在お使いの会計ソフトに法人カードの利用明細が取り込めるか、事前に確認することをお勧めします。

2）振込手数料が削減でき、資金繰りも楽

法人カードを利用すれば、役員や従業員は経費の立替負担が軽減されます。さらに、会社が各人の口座に立替費用を振り込む必要がないため、振込手数料も削減できます。
また、
法人カードの口座引き落としは利用日から1～2か月後なので、資金繰りも楽になる
といったメリットもあります。

3）ECサイトや海外出張での支払いに使えて楽

法人カードは、

でも利用できます。「NFC（国際標準規格に対応した非接触型の決済機能）」を備える法人カードであれば、海外の出張先でも「タッチ決済」ができます。

4）特典があっておトク

法人カードの種類にもよりますが、法人カードには、例えば次のような特典があります。

など

5）公私の区別が明確で健全

法人カードがない場合、役員や従業員が個人所有のクレジットカードで備品の購入などをすることがあります。企業としても「仕方ない」と看過してきたところでしょうが、公私の区別という意味では好ましくありません。法人カードなら、この問題を解決できます。

5 法人カードの注意点

法人カードは便利であるが故に、それを持つ人は、

ことを徹底しなければなりません。
利用者・用途の限定、紛失・盗難時の対応手順などの社内ルールを整備することも重要です。
また、法人カードで決済した場合でも、領収書やクレジット売上票は破棄しないようにしましょう。実務上、取引内容の詳細を確認するために領収書やクレジット売上票が必要となるケースがあるためです。

6 自社に合った法人カードを選ぼう

法人カードにはさまざまな種類があり、多くはVISAやMastercardなどの国際ブランドが提供するサービスを利用できます。年会費や利用可能枠の他、各カード会社が提供するサービスも比較しながら、自社に合った法人カードを検討するとよいでしょう。
横浜銀行では、法人カードとして「横浜バンクカード・ビジネス」をご用意しています。法人向けのクレジットカードとして基本的な機能は備わっているほか、各種保険なども充実しています。また、インターネット会員サービス「Vpass」では、最大過去15か月分のご利用明細を確認でき「カードご利用代金WEB明細書サービス」や各種申し込み受付等も24時間ご利用になれます。
他にもさまざまなメリットがありますので、詳しくは下記のウェブサイトをご確認ください。

以上（2022年8月作成）
（監修　辻・本郷税理士法人　税理士　安積健）
執筆：株式会社日本情報マート

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